Entretenir l’élan autour de l’enregistrement des visiteurs grâce à de nouvelles fonctionnalités

Depuis sa création en novembre dernier, petites entreprises et grandes multinationales ont choisi Verkada Guest pour sa solution d’enregistrement des visiteurs. 

Entre une procédure d’enregistrement intuitive, des workflows personnalisés en fonction du type de visiteur, des notifications instantanées à l’attention des hôtes ou encore l’impression de badges, les clients de Verkada Guest ont désormais la possibilité d’automatiser entièrement l’enregistrement de leurs visiteurs et employés. De plus, la parfaite intégration de Verkada Guest à leur plateforme de sécurité leur permet de visionner les images des caméras situées aux postes d’enregistrement et d’ouvrir les portes à distance, depuis un ordinateur ou un appareil mobile. 

Et en seulement trois mois, notre solution Verkada Guest a été adoptée par nos clients du secteur de l’éducation afin de détecter les visiteurs inscrits sur les listes des délinquants sexuels avant de les autoriser à entrer sur leur campus. Il suffit de quelques secondes pour que les profils correspondants soient communiqués aux agents d’accueil pour examen. En cas de confirmation, le personnel est alerté par e-mail et par SMS afin de refuser l’accès à ces personnes. 

Aujourd’hui, nous nous félicitons de continuer à entretenir cet élan avec des mises à jour produit passionnantes sur plusieurs fronts :

• Invitations de calendrier pour enregistrer les visiteurs avant leur venue

• Approbations des hôtes pour terminer l’enregistrement des visiteurs

• Départ des visiteurs

• Listes d’hôtes et notifications spécifiques au site

Enregistrez les visiteurs avant leur venue grâce aux invitations

Soyons honnêtes, beaucoup d’entre nous travaillent au rythme de leur calendrier (et de leur boîte mail). C’est pourquoi nous avons le plaisir de lancer une fonctionnalité qui permet aux hôtes d’envoyer aux visiteurs des invitations à s’enregistrer, à partir de leur calendrier. Cela simplifie la procédure pour les grands groupes, offre une expérience VIP aux visiteurs exceptionnels et facilite l’accueil des nouvelles recrues.

Dans un premier temps, l’hôte sélectionne simplement le type de visiteur qu’il souhaite inviter (« Nouvelle recrue », « Visiteur », « Livraison », etc.), ce qui génère alors un e-mail adapté au type de visiteur sélectionné. L’hôte n’a plus qu’à copier l’adresse e-mail personnalisée et à l’ajouter à l’invitation de calendrier adressée à ces visiteurs.

Une fois que les visiteurs ont reçu l’e-mail, ils ont la possibilité de s’enregistrer à l’avance. Et comme ils ont déjà confirmé l’invitation, toutes leurs informations sont pré-remplies lors de l’enregistrement, ce qui permet à la réception d’imprimer les badges à l’avance. 

L’intégration de Guest avec Verkada Access Control signifie que les visiteurs invités et ayant confirmé leur venue peuvent désormais déverrouiller les portes. Lorsque cette fonction est activée pour certains types de visiteurs, les visiteurs invités tombant dans ces catégories reçoivent un e-mail contenant des liens qui leur permettent de déverrouiller les portes. 

Les hôtes peuvent désormais autoriser ou refuser l’entrée aux visiteurs

Les solutions d’enregistrement des visiteurs améliorent la sécurité des occupants du bâtiment, en garantissant notamment que les visiteurs sont là pour rencontrer un employé bien précis. C’est pourquoi nous sommes ravis d’annoncer le lancement de la fonction d’approbation des hôtes. 

Les administrateurs Guest peuvent désormais cocher une case pour exiger que les hôtes approuvent les visiteurs avant que ces derniers ne soient autorisés à poursuivre la procédure d’enregistrement. Les hôtes reçoivent alors un SMS ou un e-mail indiquant le nom et la photo des visiteurs et doivent décider s’ils les autorisent à entrer ou non. En cas de feu vert, les visiteurs peuvent poursuivre la procédure. Dans le cas contraire, ils doivent abandonner et le refus est consigné dans le tableau de bord Guest.

Les visiteurs peuvent désormais effectuer la procédure de départ eux-mêmes

Souvent négligée, la procédure de départ est utilisée par de nombreuses entreprises. Que ce soit pour recenser toutes les personnes présentes en cas d’urgence, pour se conformer à la réglementation ou simplement pour mieux consigner les personnes présentes dans le bâtiment, il est désormais facile de savoir quels visiteurs sont encore sur place.

Grâce à la procédure de départ autonome, les visiteurs peuvent désormais signaler leur départ par e-mail, SMS ou via la borne iPad. Ainsi, l’heure de départ est automatiquement enregistrée dans le journal des visiteurs.

Les clients multi-sites peuvent nommer des hôtes propres à chaque site

Les notifications destinées aux hôtes ont toujours été une fonctionnalité phare de Verkada Guest. Lorsque les visiteurs sélectionnent un hôte au cours de l’enregistrement, un e-mail ou un SMS est automatiquement envoyé pour avertir l’employé de l’arrivée du visiteur.

Désormais, les notifications adressées aux hôtes sont adaptées à chaque site. Les administrateurs Verkada peuvent créer des annuaires propres à chaque site dans Guest, de sorte que seul le personnel de ce site puisse être sélectionné en tant qu’hôte. Pratique pour les entreprises ou les circonscriptions scolaires, cela fluidifie encore davantage l’expérience des visiteurs et des employés.

Nous nous réjouissons de vous expliquer l’élan incroyable que suscite cette innovation rapide avec Verkada Guest. Pour en découvrir davantage sur Verkada Guest et découvrir la solution en action, participez à notre prochain webinaire.